https://positivetenacity.com/2025/01/04/annual-operating-rhythms-and-time-budgeting/
As I progressed through life, I became increasingly aware of two major constraints on productivity: time and energy. While energy depends on the health of both body and mind, today I’ll focus on time.
By the time you’re 10–20 years into your career, you (hopefully) have a solid grasp of managing your schedule. I recommend founders conduct regular time audits and energy audits of their weeks and months to ensure they’re dedicating resources to the things that truly matter and bring energy (their “zone of genius”).
Another way to approach this is by examining your operating rhythms—daily, weekly, monthly, quarterly, and yearly. While having a 3/5/10-year vision of who and where you want to be is essential, for operational purposes, let’s narrow the rhythm to a one-year cycle.
Annual Operating Rhythms
At the end of 2024, I listed activities that follow a regular cadence and categorize them into three groups:
- Must-do activities (e.g., sleep).
- Should-do activities that require prioritization. (e.g., mostly work related)
- Aspirational activities I’d like to incorporate into my life. (e.g., exercising more, write more, volunteering more, hosting certain events)
These “building blocks” sustain my work as a builder and investor while also reflecting areas where I want to evolve.
This list includes everything from sleeping, eating, and morning routines to executive meetings and annual health checkups. For each activity, I calculate priorities and the average hours spent multiplied by the number of sessions per year. Some goals are aspirational (e.g., sleeping 7 hours a night, compared to my current 4–5 hours) while others are based on historically observed patterns or pre-scheduled realities.
Foundational Blocks
Initially, these foundational blocks consumed over 80% of my life, leaving minimal time for “value-creative” work or other essential tasks (e.g., international travel to meet key customers). I had to streamline these blocks, and now I have approximately 2,000 hours annually to allocate toward building, selling, recruiting, supporting founders, or simply enjoying time with friends.
It’s worth noting that I have significant recurring commitments (e.g., company-related tasks, investor duties, YPO meetings, etc.), but I’m curious how your time allocation might compare.
Breaking Your Time Piggy Bank
Imagine this: every 30 minutes or hour you dedicate to a meeting, attending an event, or pursuing a hobby is deducted from this 2,000-hour time budget. Breaking this down further:
- Per quarter: 500 hours
- Per month: 166 hours
- Per day: ~5.5 hours
This budget includes all activities outside the foundational table, such as meetings in your office, driving to meet a friend, waiting in line for coffee, watching a short video, or even writing this blog post.
Thoughts from Time Budgeting Exercise
Completing this exercise helped me build intuition about how much time is spent just keeping my life running. It also highlighted the importance of qualifying, prioritizing where I allocate time budget, and then fully focusing on time blocks to to maximize the productivity or experience.
I’m curious how other entrepreneurs and investors approach time budgeting over the year. Let me know your thoughts! 🙂
연간 운영 리듬과 시간 예산 관리 - Positive Tenacity
인생을 살아가면서, 저는 생산성에 영향을 미치는 두 가지 주요 제약 요소를 점점 더 인식하게 되었습니다: 시간과 에너지입니다. 에너지는 신체와 정신의 건강에 달려있지만, 오늘은 시간에 대해 집중적으로 다루어보겠습니다.
경력이 10-20년 정도 되면, 여러분은 (바라건대) 일정 관리에 대한 확실한 이해를 갖게 됩니다. 저는 창업자들이 정기적으로 주간과 월간 시간 감사와 에너지 감사를 실시하여 진정으로 중요하고 에너지를 주는 일들(그들의 “전문 영역”)에 자원을 투자하고 있는지 확인하기를 권장합니다.
이를 접근하는 또 다른 방법은 운영 리듬—일별, 주별, 월별, 분기별, 연간—을 검토하는 것입니다. 3/5/10년 후의 자신이 되고 싶은 모습과 위치에 대한 비전을 갖는 것이 중요하지만, 운영 목적상 리듬을 1년 주기로 좁혀보겠습니다.
연간 운영 리듬
2024년 말, 저는 정기적인 주기를 따르는 활동들을 나열하고 세 그룹으로 분류했습니다:
- 필수 활동 (예: 수면).
- 우선순위를 두어야 하는 활동들 (예: 주로 업무 관련)
- 열망하는 활동들로 제 삶에 포함시키고 싶은 것들 (예: 더 많은 운동, 더 많은 글쓰기, 더 많은 봉사활동, 특정 이벤트 주최)
이러한 “구성 요소들”은 제가 빌더이자 투자자로서의 일을 지속하게 하면서 동시에 제가 발전하고 싶은 영역들을 반영합니다.
이 목록에는 수면, 식사, 아침 루틴부터 임원 회의와 연간 건강검진까지 모든 것이 포함됩니다. 각 활동에 대해, 저는 우선순위를 계산하고 평균 소요 시간에 연간 세션 수를 곱합니다. 일부 목표는 열망적입니다(예: 현재 4-5시간 수면에서 밤에 7시간 수면하기)반면 다른 것들은 역사적으로 관찰된 패턴이나 미리 예정된 현실에 기반합니다.
기초 구성 요소
처음에는 이러한 기초 구성 요소들이 제 삶의 80% 이상을 차지했고, “가치 창출” 작업이나 다른 필수적인 작업(예: 주요 고객 미팅을 위한 해외 출장)을 위한 시간이 거의 없었습니다. 저는 이러한 구성 요소들을 간소화해야 했고, 현재는 연간 약 2,000시간을 빌딩, 영업, 채용, 창업자 지원, 또는 단순히 친구들과 시간을 보내는 데 할당할 수 있습니다.
상당한 반복적 약속들(예: 회사 관련 업무, 투자자 의무, YPO 미팅 등)이 있다는 점을 주목할 만합니다만, 여러분의 시간 할당이 어떨지 궁금합니다.
시간이라는 돼지 저금통 깨기
이렇게 생각해보세요: 회의, 이벤트 참석, 또는 취미 활동에 할애하는 매 30분이나 1시간이 이 2,000시간의 시간 예산에서 차감됩니다. 이를 더 자세히 나누면:
- 분기당: 500시간
- 월당: 166시간
- 일당: ~5.5시간
이 예산에는 사무실에서의 회의, 친구를 만나러 운전하는 것, 커피를 기다리는 시간, 짧은 영상 시청, 심지어 이 블로그 포스트를 쓰는 것과 같이 기초 표 이외의 모든 활동이 포함됩니다.
시간 예산 관리 연습에서 얻은 생각들
이 연습을 완료하면서 단순히 삶을 유지하는 데 얼마나 많은 시간이 소요되는지에 대한 직관을 얻을 수 있었습니다. 또한 시간 예산을 할당하는 곳을 자격 심사하고 우선순위를 정하는 것의 중요성과, 생산성이나 경험을 극대화하기 위해 시간 블록에 완전히 집중하는 것의 중요성을 강조했습니다.
다른 기업가들과 투자자들이 연간 시간 예산 관리를 어떻게 접근하는지 궁금합니다. 여러분의 생각을 들려주세요! 🙂
버릴게 없는 센드버드 김동신 대표님의 최신 글이다. 늘 연말연초에 연간계획표를 쓰신다고 들었는데 마침 시간과 에너지 planning에 대한 글을 써주셨다.
나는 하루를 크게 3등분해서 수면/일/private으로 구분하는데, 일과 private은 사실상 blend가 되어있는 삶을 추구한다. 하루에 아무리 많이 할애헤도 16시간 반이 최대치. 김동신 대표님 글에 따르면 하루 5.5시간 내로 취미나 일 외적인 활동에 시간을 쏱으면 연간 2,000시간을 확보할 수 있다는데 은근 기록할 부분.
많은걸 관리하려고 해보고 측정해보려고도 해봤고, 계획도 짜봤지만 무엇보다 중요한 것은 한탕주의를 경계해야 한다는 것이다. 계획과 실천, 궁극적인 습관화는 결국 하루, 일주일, 한달, 한분기, 반년, 1년의 반복 속에서 불굴의 의지와 계획에 대한 피드백과 지속가능성을 고려한 무수한 업데이트가 동반되어야 겨우 달성할 수 있을 것이다. 이 과정에서 인생이 불러오는 불확실성에 대처해야 함은 덤이다. 결코 단 한번의 계획과 실행으로 이룰 수 있는 계획은 없다. 인생은 연속적인 게임임을 잊지 말아야 한다.
예전에 김동신 대표님이 공유해주신 연간계획표 쓰기를 정리한 글을 덧붙이며 오늘은 여기까지.
계획표 - 자신감을 고양시키는 툴
자신감 - 큰 것에 도전하고 포기하지 않게 하는 원천력
Lessons
- Specific! Actionable! Measurable! (SAM) - 성과를 측정할 수 있어야 함
- Minimize management overhead
- Buffer your goal to prevent frustration & giving up - 목표를 성취해도 의미가 있을 수준으로 낮춰두고, 지속가능한 수준으로 버퍼를 설정해둘 것
- Reward yourself from time to time for all the reasons - 모든 행동에 이유를 달고, 자신만의 상징적인 행동을 할 것
- Create a portfolio of key focus goals
Process
- 올해 이루고 싶거나 필요한 일들을 나열
- 그룸을 지어 분류
- Personal
- Social (Family & Friend)
- Life’s Works
- Long-term Interests
- 리뷰를 하며 SAM처럼 만든다
- 실행한다
Iterate!
- Plan
- Do
- Check
- Act
Annual Planning Template
https://docs.google.com/spreadsheets/d/1w0kHSG0A2SnwGf_7h2gbtdzKJKhtf0o-HCPGzfm4JPs/edit#gid=0